Datenschutz | Kinderarzt Praxis DDr. Voitl

Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns ein besonderes Anliegen. Wir verarbeiten Ihre Daten daher ausschließlich nach Maßgabe der gesetzlichen Bestimmungen. In diesen Datenschutzinformationen informieren wir Sie über die wichtigsten Aspekte der Datenverarbeitung im Rahmen unserer Website sowie über die Videoüberwachung unserer Primärversorgungseinrichtung (PVE).

1. Verantwortliche für die Datenverarbeitung

Die für die Verarbeitung Ihrer Daten verantwortlich ist die

Dr. Peter Voitl und Partner Fachärzte für Kinder- und Jugendheilkunde OG
Adresse: Wagramer Straße 2A, A-1220 Wien
Telefon: +43-1-263 79 79
E-Mail: ordination@kinderarzt.at

in dieser Erklärung auch „wir“, „uns“, „unsere“ usw. Wenn Sie Fragen zu unserer Verarbeitung Ihrer Daten haben, können Sie sich auch an unseren Datenschutzbeauftragten wenden, den Sie unter folgenden Kontaktdaten erreichen:

Matija Pfefferkorn (Rechtsanwalt)
Adresse: Opernring 1/R 745-747, 1010 Wien
E-Mail: kontakt@ramp.law

2. Kontakt mit uns

Im Übrigen können Sie mit uns über die virtuelle Ordinationsassistenz Kiara, telefonisch oder per E-Mail Kontakt aufnehmen. In diesem Fall verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten, um Ihre Anfrage ordnungsgemäß zu bearbeiten. Sofern wir die von Ihnen telefonisch oder per E-Mail angegebenen Daten für die Bearbeitung Ihrer Anfrage, die Erbringung unserer Leistungen oder die Erfüllung unserer gesetzlichen Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten nicht (mehr) benötigten, löschen wir diese spätestens nach sechs Monaten. Wie Ihre Daten bei Nutzung unserer virtuellen Ordinationsassistenz Kiara verarbeitet werden, erfahren Sie im nachfolgenden Abschnitt 3.

3. Kiara - virtuelle Ordinationsassistenz mittels Chatbot und Voicebot

3.1 Unsere virtuelle Ordinationsassistenz Kiara steht Ihnen als Chatbot oder (telefonisch) als Voicebot zur Verfügung. Wenn Sie Kiara nutzen, erheben und verarbeiten wir nur erforderliche Daten, um den von Ihnen gewünschten Kontakt aufzunehmen (z. B. Postadresse, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer), Ihr Anliegen zu bearbeiten oder die von Ihnen angeforderten Informationen bereitzustellen.

3.2 Bei der Nutzung von Kiara kommt eine Software zur Anwendung, die einen Algorithmus auf Basis einer „Künstlichen Intelligenz“ verwendet und die sich kontinuierlich verbessert. Wenn Sie Kiara nutzen, nehmen Sie ausdrücklich zur Kenntnis, dass es sich dabei um eine neue Technologie handelt, bei der eine richtige Verknüpfung von Daten nicht in jedem Fall erwartet und zugesichert werden kann. Sie haben jedenfalls keinen Anspruch auf eine bestimmte Verknüpfung von Daten oder die Generierung bestimmter Antworten.

3.3 Um welche Personenbezogenen Daten handelt es sich?

Je nach Nutzung werden insbesondere folgende Sie oder Ihr Kind betreffende Daten verarbeitet:

a) Stammdaten

• Vor- und Nachname

• Geburtsdatum

• Kontaktdaten (Adresse, Telefonnummer, E-Mail)

• Sozialversicherungsnummer

b) Termindaten

• gewünschter Termin

• Behandlungsart bzw. Anlass des Termins (Freitext oder Auswahl)

c) Gesundheitsdaten (besondere Kategorien gemäß Art. 9 DSGVO)

• Angaben zum gesundheitlichen Anliegen, soweit diese für die Terminvergabe erforderlich sind

d) Gesundheitsdaten (besondere Kategorien gemäß Art. 9 DSGVO)

• Inhalte der Chat- oder Sprachkommunikation

• Zeitstempel, technische Metadaten

3.4 Zwecke der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung erfolgt zu folgenden Zwecken:

• Terminvereinbarung, -verwaltung und -bestätigung

• Vorbereitung der Behandlung

• Bearbeitung von Anfragen betreffend Überweisungen, Pflegefreistellungen sowie die Ausstellung von Rezepten

• Verbesserung der Servicequalität und Erreichbarkeit der Ordination

Soweit erforderlich, werden die von Ihnen gegenüber Kiara angegebenen Daten zur ordnungsgemäßen Durchführung der Behandlung weiterverarbeitet. Wenn solche Daten in die Behandlungsdokumentation einfließen, bewahren wir diese auch zur Erfüllung gesetzlicher Dokumentationspflichten auf.

3.5 Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt auf Basis folgender Rechtsgrundlage:

• ausdrückliche Einwilligung (gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a bzw. Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO)

Die Nutzung unserer virutellen Ordinationsassistenz Kiara erfolgt freiwillig. Die Nutzung ist nur möglich, wenn Sie in die damit verbundene Verarbeitung Ihrer Daten bzw. der Daten Ihres Kindes einwilligen. Eine einmal erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Dadurch wird die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Zeitpunkt des Widerrufs nicht berührt.

Falls wir die von Ihnen angegebenen Daten für Behandlungszwecke weiterverarbeiten, erfolgt diese Weiterverarbeitung zwecks Erfüllung des Behandlungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b sowie Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO). Die anschließende Aufbewahrung der Behandlungsdokumentation erfolgt zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c sowie Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO), die insbesondere im österreichischen Ärztegesetz festgelegt sind, das uns zu einer mindestens 10-jährigen Aufbewahrung der Behandlungsdokumentation verpflichtet.

3.6 Welche Daten werden wie lange gespeichert? Ist das anpassbar?

Die mit Kiara geführten Konversationen werden protokolliert. Bei telefonischer Nutzung des Voicebots handelt es sich beim Protokoll um eine Transkription des geführten Gesprächs. Das jeweilige Protokoll wird mit einem zufällig generierten Pseudonym versehen, das ohne Heranziehung weiterer Informationen im Nachhinein keinem konkreten Chatbot-Benutzer zugeordnet werden kann (Pseudonymisierung).

Personenbezogene Daten von Ihnen oder Ihrem Kind werden durch in das Chatfenster eingebettete Formulare erhoben. Die in diesen Formularen enthaltenen Daten sind nicht Gegenstand der Gesprächsprotokollierung. Die von uns mit diesen Formularen erhobenen Daten werden separat erfasst und so lange aufbewahrt, wie dies für die ordnungsgemäße Erfüllung des Behandlungsvertrags sowie für die Erfüllung damit in Zusammenhang stehender gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich ist.

Die Protokolle der mit Kiara geführten Gespräche werden nach 60 Tagen automatisiert gelöscht, sofern nicht im konkreten Anlassfall (z.B. aufgrund einer behördlichen Anfrage) eine längere Speicherung zwingend erforderlich ist.

3.7 Welche Möglichkeit der Datenlöschung der Chatbot Komunikation bestehen?

Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, die Inhalte eines mit Kiara geführten Gesprächs noch vor dessen Beendigung zu löschen, beispielsweise indem Sie folgende Phrase eingeben: “ich möchte meine Eingaben löschen”; oder indem Sie Kiara auf andere Weise darauf aufmerksam machen, dass Sie die Löschung des Gesprächsinhalts wünschen.

Auf diese Weise können Sie die gegenüber Kiara angegebenen Daten (inkl. jener der Patientenregistrierung) unverzüglich löschen. Eine solche Löschung erstreckt sich nicht die medizinischen Daten, die bereits in eine Patientenkartei eingeflossen sind.

3.8 Wo werden die Daten gespeichert?

Die technische Infrastruktur hinter Kiara wird von unserem Technologiepartner Onlim GmbH bereitgestellt. Sämtliche personenbezogenen Daten, die im Rahmen der Chat-Kommunikation anfallen, werden von der Onlim GmbH (als Auftragsverarbeiterin) ausschließlich auf Servern innerhalb der Europäischen Union (primär in Deutschland) verarbeitet und gespeichert. Es findet kein Datentransfer in unsichere Drittstaaten oder in die USA statt.

3.9 Wie werden meine Daten gesichert?

Onlim GmbH hat gemäß Art. 32 DSGVO zum Schutz der von Kiara verarbeiteten Daten angemessene technische und organisatorische Maßnahmen getroffen, die die Daten unter anderem gegen Verlust, Manipulation oder unberechtigten Zugriff schützen. Die ergriffenen Maßnahmen unterliegen der regelmäßigen Überprüfung und werden laufend an den aktuellen Stand der Technik angepasst. Die Daten werden in zertifizierten und hochverfügbaren Datencentern in Deutschland gehostet. Weitere Informationen zum Thema Datenschutz bei Onlim finden Sie unter https://onlim.com/datenschutz.

3.10 Werden Cookies für LiveChat/Chatbot verwendet?

Die virtuelle Ordinationsassistenz Kiara setzt Cookies auf dem von Ihnen verwendeten Gerät. Allgemeine Informationen zu Cookies sowie zu deren Funktionsweise finden Sie weiter unten in Abschnitt 4. Kiara setzt Cookies, um sich an von Nutzer:innen erteilte Einwilligungen und getroffene Einstellungen (z.B. Ton ein/aus) zu erinnern; um festzustellen, ob die Begrüßungsnachricht gesehen bzw. gelesen wurde; oder um sich bei neuerlichen Besuchen an kürzlich begonnene Unterhaltungen derselben Nutzer:innen zu erinnern.

3.11 Hinweis zur automatisierten Entscheidungsfindung

Kiara trifft keine automatisierten medizinischen Entscheidungen. Die Terminvergabe dient ausschließlich organisatorischen Zwecken und ersetzt keine ärztliche Beratung oder Diagnose.

3.12 Wir behalten uns vor, den Dienst entweder temporär oder gänzlich einzustellen.

4. Cookies

4.1 Unsere Website verwendet so genannte Cookies. Dabei handelt es sich um kleine Textdateien, die mit Hilfe des Browsers auf Ihrem Endgerät abgelegt werden. Sie richten keinen Schaden an. Wir nutzen Cookies dazu, unser Angebot nutzerfreundlich zu gestalten. Einige Cookies können auf Ihrem Endgerät gespeichert bleiben, bis Sie diese löschen. Sie ermöglichen es uns, Ihren Browser beim nächsten Besuch wiederzuerkennen. Wenn Sie dies nicht wünschen, so können Sie Ihren Browser so einrichten, dass er Sie über das Setzen von Cookies informiert und Sie dies nur im Einzelfall erlauben. Bei der Deaktivierung von Cookies kann die Funktionalität unserer Website eingeschränkt sein.

4.2 Web-Analyse

Wenn Sie über über den Cookie-Banner auf unserer Website Ihre Einwilligung dazu erteilen, verwendet diese Webseite Funktionen des Webanalysedienstes Google Analytics. Dazu werden Cookies verwendet, die eine Analyse der Benutzung der Website durch ihre Benutzer:innen ermöglicht. Die Daten, die wir in diesem Fall zu Ihrer Nutzung unserer Webseite erheben, umfassen die IP-Adresse des Geräts, mit dem Sie auf unsere Webseite zugreifen, sowie den Browsertyp, die Browserversion, die von Ihnen besuchten Bereiche der Webseite, Uhrzeit und Datum Ihres Besuchs, die auf diesen Seiten verbrachte Zeit, eindeutige Gerätekennungen und weitere Diagnosedaten.

Die dadurch erzeugten Informationen werden auf den Server des Anbieters, das ist die Google Ireland Ltd., übertragen und dort gespeichert. Wir haben mit dem Anbieter einen entsprechenden Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung abgeschlossen. Im Rahmen dieses Auftrages sammelt Google auf dieser Webseite Informationen über das Nutzerverhalten, wertet diese aus und stellt Reports über die Website-Aktivitäten zusammen. Diese Auswertungen erfolgen nicht in personenbezogener, sondern in generischer Form. Durch die statistische Auswertung des Nutzungsverhaltens wollen wir verstehen, wie unsere Webseite im Allgemeinen genutzt wird. Unser Ziel: Mithilfe der gesammelten Informationen soll das Service für Sie und die Benutzerfreundlichkeit dieser Website verbessert werden. Die auf Ihrem Gerät gesetzten Google-Analytics-Cookies bleiben dort für ca. ein (1) Jahr seit ihrem letzten Besuch unserer Webseite gespeichert.

Wie erwähnt, haben Sie die Möglichkeit, die auf Ihrem Gerät gespeicherten Cookies bereits früher zu löschen oder die Speicherung von Cookies auf Ihrem Gerät zu verhindern, indem Sie in Ihrem Browser entsprechende Einstellungen vornehmen. Wenn ihr Browser das Setzen von Cookies verhindert, können Sie möglicherweise nicht alle Funktionen dieser Website ohne Einschränkung nutzen. Sie können darüber hinaus die Erfassung der durch das Cookie erzeugten und auf Ihre Nutzung der Website bezogenen Daten (inkl. Ihrer IP-Adresse) an Google sowie die Verarbeitung dieser Daten durch Google verhindern, indem sie das unter dem folgenden Link verfügbare Browser-Plug-in herunterladen und installieren:

http://tools.google.com/dlpage...

Informationen des Drittanbieters: Google Dublin, Google Ireland Ltd., Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ireland, Fax: +353 (1) 436 1001. Weitere Informationen (einschließlich der Nutzungsbedingungen) finden Sie unter:

http://www.google.com/analytic..., Übersicht zum Datenschutz: http://www.google.com/intl/de/..., sowie die Datenschutzerklärung: http://www.google.de/intl/de/p....

5. Videoüberwachung

5.1 Zum Zweck des Schutzes vor Diebstahl, Beschädigung von Eigentum und zum persönlichen Schutz von Mitarbeiter:innen, Patient:innen und sonstigen Besucher:innen unserer PVE sowie zum Zweck der nachträglichen Aufklärung diesbezüglicher Vorfälle wird im Wartezimmerbereich unserer Ordination eine Videoüberwachung durchgeführt.

5.2 Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, das darin besteht, unser Eigentum zu schützen und unsere Fürsorgepflichten gegenüber Mitarbeiter:innen, Patient:innen und sonstigen Besucher:innen unserer PVE zu erfüllen.

5.3 Die Videoüberwachung beschränkt sich auf das notwendige Ausmaß und erfasst keine besonders schutzwürdigen Bereiche (wie bspw. Toiletten oder Behandlungsräume). Die Videoüberwachung ist eingangsseitig deutlich gekennzeichnet. Personen, die den Erfassungsbereich der Überwachungskameras nicht betreten möchten, haben die Möglichkeit, den überwachten Bereich zu meiden.

5.4 Im Regelfall werden die Aufzeichnungen der Videoüberwachung nach 72 Stunden automatisiert gelöscht. Ein Zugriff auf diese Aufzeichnungen erfolgt ausschließlich zum Zweck der Beweissicherung in konkret begründeten Anlassfällen (z.B. bei Feststellung von Diebstählen oder Sachbeschädigungen). In solchen Fällen kann es auch dazu kommen, dass die gesicherten Aufzeichnungen an Dritte (insb. an die Strafverfolgungsbehörden) weitergegeben werden, soweit dies gesetzlich vorgesehen oder zur Geltendmachung bzw. Verteidigung von Rechtsansprüchen notwendig ist.

5.5 Bei weiteren Fragen zur Videoüberwachung wenden Sie sich bitte an die Ordination oder den Datenschutzbeauftragten.

6. Sonstige Empfänger Ihrer Daten

Soweit im Vorstehenden nicht ohnehin näher beschrieben, erheben bzw. verarbeiten Ihre Daten unter Heranziehung von IT-Dienstleistern, die in unserem Auftrag unsere Webseite betreiben sowie unsere IT-Infrastruktur zur Verfügung stellen. Bei all diesen Dienstleistern handelt es sich um Auftragsverarbeiter, die sich uns gegenüber vertraglich zur Geheimhaltung Ihrer Daten sowie zu deren sicherer Verarbeitung verpflichtet haben. Diese Dienstleister haben nur Zugang zu Ihren persönlichen Daten, um die genannten Aufgaben in unserem Namen zu erfüllen, und es ist ihnen untersagt, Ihre Daten für andere Zwecke zu verwenden.

7. Ihre Rechte

Sie haben jederzeit das Recht auf:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)

• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)

• Löschung (Art. 17 DSGVO)

• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)

Anfragen richten Sie bitte an die im obenstehenden Punkt 1 genannten Kontaktdaten. Wenn Sie glauben, dass die Verarbeitung Ihrer Daten (bzw. der Daten Ihres Kindes) gegen das Datenschutzrecht verstößt oder Ihre datenschutzrechtlichen Ansprüche sonst in einer Weise verletzt worden sind, können Sie sich bei der österreichischen Datenschutzbehörde (www.dsb.gv.at) beschweren.

Stand: September 2026